Privatlivspolitik for Panilla.dk – MyBodyAndMind

Her finder du gældende Privatlivspolitik for Panilla.dk – MyBodyAndMind. Jeg passer på dine data. Nedenfor kan du læse, hvordan jeg indsamler, behandler, opbevarer og beskytter dine personoplysninger i overensstemmelse med gældende EU-lovgivning og databeskyttelsesforordningen (GDPR).

1. Dataansvarlig

Den juridiske enhed, som er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger, er:

2. Nyhedsbrev og Mail-Klubben

Når du frivilligt tilmelder dig Mail-Klubben, downloader gratis onlineguider, siger ja tak til at modtage mails og andet materiale fra mig eller skriver dig på ventelister, indsamler jeg dit navn, telefonnummer og din e-mailadresse.

  • Formål og retsgrundlag: At dele min viden og inspirere dig med kærlighed til kroppen og alternative bud på, hvorfor kroppen reagerer samt øvelser, videoer, tips og markedsføringstilbud samt kampagner, når jeg finder det relevant.. Retsgrundlaget for denne behandling er dit samtykke jf. GDPR art. 6, stk. 1, litra a.
  • Databehandler: Jeg benytter Mailerlite som system til udsendelse af e-mails. Dine data opbevares krypteret og fortroligt i dette system, og der er indgået en lovpligtig databehandleraftale med Mailerlite.
  • Afmelding: Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage og afmelde dig Mail-Klubben ved at klikke på afmeldingslinket i bunden af enhver e-mail, du modtager fra mig.

3. Online Booking og Kalenderaftaler

Når du booker en behandling eller opretter en online profil på Panilla.dk – Online Booking, foregår det via mit eksterne bookingsystem, Planway.

  • Formål og retsgrundlag: At du i fred og ro hjemmefra kan finde de tider der passer dig. Systemet hjælper med at administrere dine tidsbestillinger, sende dig bekræftelser samt give dig påmindelser på SMS/e-mail før din session. Retsgrundlaget for behandlingen er at kunne opfylde aftalen med dig jf. GDPR art. 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af kontrakt).
  • Databehandler: Jeg benytter Planway som databehandler til håndtering af aftaler. Der er indgået en lovpligtig databehandleraftale med Planway.
  • Opbevaring: Under din profil i bookingsystemet gemmes historik over tidligere og kommende aftaler. Derudover opbevares fakturahistorik i mit regnskabssystem (Billy) i 5 år i overensstemmelse med bogføringslovens krav om opbevaring af regnskabsmateriale. Du kan til enhver tid ændre din profil i Planway, men historiske fakturaer bevares i systemet af hensyn til regnskabet.

4. Kontakt via SMS, Telefon og E-mail

Hvis du kontakter mig via telefon, SMS eller e-mail med spørgsmål eller for at booke en tid, gemmer jeg din korrespondance og dine kontaktoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at yde dig den bedste service og opfølgning.

  • Formål med SMS-korrespondance: Løbende koordinering og dialog via SMS opbevares for at sikre en professionel service, så aftaler og historik kan huskes til dine efterfølgende behandlinger.
  • Sikkerhed: Kun den dataansvarlige (mig) har fysisk og digital adgang til min telefon, computer og mail. Alle digitale enheder og telefonen er beskyttet med stærke, personlige adgangskoder/kodelås. 
  • Sletning: SMS- og e-mailkorrespondance slettes løbende og senest 2 år efter vores seneste kontakt, medmindre oplysningerne skal bruges som dokumentation til regnskabet, eller der er tale om helbredsoplysninger, som skal føres over i din fysiske journal.

5. Samtykke og Behandlerjournaler (Følsomme personoplysninger)

Som registreret alternativ behandler fører jeg journal over dine behandlinger for at sikre det bedst mulige forløb og din sikkerhed. Journalnotater vedrørende dine helbredsoplysninger betragtes efter GDPR som en følsom personoplysning.

  • Retsgrundlag og samtykke: Retsgrundlaget for behandlingen af dine helbredsoplysninger er dit udtrykkelige samtykke i henhold til GDPR art. 9, stk. 2, litra a. I forbindelse med din første fysiske session hos mig, giver du dit skriftlige og udtrykkelige samtykke til at jeg må føre journal og opbevare dine oplysninger. For at behandling og terapi kan finde sted, giver du samtidig samtykke til at jeg må behandle og udfordre dig, samt at du er bekendt med, at dette er en komplementær behandling og at du har det fulde ansvar på dit (og evt. børns) helbred, herunder at kontakte egen læge ift. evt. ændringer i medicin o.lign. Ved online terapi gælder din skriftlige accept pr. e-mail eller bookingsystem som dit juridiske samtykke.
  • Børn under 18 år: Ved behandling af mindreårige skal minimum én forældremyndighedsindehaver underskrive samtykkeerklæringen på vegne af barnet.
  • Opbevaring og sikkerhed: Alle journalnoter skrives i hånden og opbevares alene i papirform. Journalerne og dine fysiske samtykkeerklæringer opbevares i et fysisk, aflåst skab, hvor kun den dataansvarlige (mig) har adgang. Da journalerne føres i hånden, forefindes der ikke en digital backup.
  • Sletning: Behandlerjournaler opbevares i 2 år efter din seneste behandling. Hvis du ønsker, at jeg skal bevare din journal i længere tid (f.eks. ved pauser i dit forløb), forlænges opbevaringen automatisk i 2 år, hver gang du modtager en ny behandling eller følger op på dit forløb. Efter 2 års fuldstændig inaktivitet destrueres journalen permanent ved makulering. Bemærk, at almindelige stamdata på fakturaer gemmes elektronisk i 5 år pga. bogføringsloven (i regnskabssystemet Billy), hvorfor særskilt fysisk dokumentation til SKAT ikke opbevares.

6. Tilmelding til Events, Hold og Foredrag

Når du tilmelder dig foredrag, hold eller events via f.eks. Billetto, SMS eller e-mail, behandler jeg dine data for at kunne administrere din deltagelse og håndtere din betaling.

  • Ved betalte arrangementer: Hvis der er tale om et betalt arrangement, gemmes dine betalings- og ordreoplysninger i mit regnskabssystem (Billy) i 5 år jf. Bogføringslovens krav, hvorefter de slettes.
  • Ved gratis arrangementer: Deltagerlister og kontaktoplysninger fra gratis arrangementer slettes senest 3 måneder efter eventets afholdelse.
  • Markedsføring (Mailerlite): Hvis du i forbindelse med din tilmelding aktivt har givet samtykke til at modtage markedsføring eller være en del af Mail-Klubben, overføres og gemmes dine kontaktoplysninger i mit e-mailsystem (Mailerlite). Disse data opbevares, indtil du trækker dit samtykke tilbage.

7. Udtalelser, Anbefalinger og Fotos

Anbefalinger, personlige historier, fotos eller videoer deles udelukkende på min hjemmeside, sociale medier eller i nyhedsbreve og evt. i forbindelse med YouTube videoer, hvis du har givet mig dit udtrykkelige samtykke til dette. Din historie deles ikke med tredjepart, og du kan til enhver tid bede om at få slettet dit indhold igen, hvorefter det fjernes omgående.

8. Dine rettigheder efter GDPR

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til min behandling af dine oplysninger:

  • Indsigt: Du har ret til at få indsigt i, hvilke oplysninger jeg har registreret om dig, og få en kopi af din journal.
  • Berigtigelse: Du har ret til at få rettet forkerte eller mangelfulde oplysninger om dig selv.
  • Sletning: Du har ret til at blive slettet (“retten til at blive glemt”) i det omfang, det ikke strider mod anden lovgivning (f.eks. bogføringslovens 5-årige krav).
  • Tilbagekaldelse: Du kan til enhver tid trække et afgivet samtykke tilbage (f.eks. til nyhedsbreve eller journalføring). Hvis du trækker dit samtykke til journalføring tilbage, kan jeg dog fremadrettet ikke tilbyde dig behandling, da jeg ikke må behandle følsomme data uden samtykke.
  • Klage: Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet (www.datatilsynet.dk), hvis du er utilfreds med måden, jeg behandler dine personoplysninger på.